Stabilirea obiectivelor de business este unul dintre cei mai importanți pași pentru organizarea unei activități. Un obiectiv bine formulat oferă direcție, ajută echipa să își prioritizeze munca și face mai ușoară evaluarea progresului.
În schimb, obiectivele vagi, precum „să creștem vânzările” sau „să îmbunătățim serviciile”, pot crea confuzie. Ele exprimă o intenție, dar nu arată exact ce trebuie făcut, în ce interval și cum va fi măsurat rezultatul.
Începe cu direcția generală a afacerii
Înainte de a scrie obiectivele, clarifică direcția în care vrei să se dezvolte afacerea. Gândește-te la rezultatele importante pentru următoarele luni sau pentru următorul an.
Poți lua în calcul întrebări precum:
– Ce vrem să îmbunătățim?
– Ce problemă a clienților vrem să rezolvăm mai bine?
– Ce activități aduc cele mai bune rezultate?
– Unde pierdem timp sau resurse?
– Ce ar însemna un progres real pentru afacere?
Răspunsurile te ajută să alegi prioritățile potrivite. Nu este necesar să urmărești simultan toate aspectele activității. Un număr prea mare de obiective poate împărți atenția echipei și poate încetini progresul.
Transformă intențiile în obiective clare
Un obiectiv ușor de urmărit trebuie să spună concret ce vrei să obții. În loc de „să atragem mai mulți clienți”, formulează obiectivul astfel:
„Să obținem 50 de clienți noi până la sfârșitul trimestrului.”
Această formulare oferă trei informații importante:
– rezultatul dorit;
– cantitatea sau indicatorul urmărit;
– perioada în care trebuie obținut rezultatul.
Un obiectiv clar răspunde, de regulă, la întrebările: ce, cât, până când și pentru cine. Dacă răspunsurile lipsesc, obiectivul poate fi interpretat diferit de fiecare membru al echipei.
Folosește verbe de acțiune
Alege formulări directe, precum:
– creștem;
– reducem;
– lansăm;
– finalizăm;
– îmbunătățim;
– obținem;
– simplificăm.
Evită expresii generale ca „ne ocupăm de”, „încercăm să” sau „facem mai bine”. Acestea nu indică un rezultat verificabil.
Alege indicatori potriviți
Indicatorii te ajută să vezi dacă obiectivul este atins. Ei pot fi legați de vânzări, clienți, timp, calitate, activitatea echipei sau eficiența proceselor.
Exemple de indicatori utili:
– numărul de clienți noi;
– valoarea comenzilor;
– rata de revenire a clienților;
– numărul de solicitări rezolvate;
– timpul mediu de răspuns;
– numărul de produse lansate;
– procentul de sarcini finalizate la timp;
– numărul de erori într-un proces.
Este important să alegi indicatori care pot fi măsurați în mod realist. Dacă o informație nu este colectată în prezent, stabilește mai întâi un proces simplu pentru a o urmări. Un tabel, un instrument de lucru în echipă sau un raport săptămânal pot fi suficiente.
Nu confunda activitatea cu rezultatul
„Să publicăm 20 de materiale” este un obiectiv legat de activitate. „Să creștem numărul de solicitări relevante cu 15%” este un obiectiv legat de rezultat.
Ambele pot fi utile, dar este bine să știi ce urmărești. Activitatea arată ce face echipa, în timp ce rezultatul arată ce se schimbă datorită acelor acțiuni.
Stabilește termene realiste
Fiecare obiectiv ar trebui să aibă un termen clar. Acesta poate fi o dată exactă sau o perioadă, cum ar fi o lună, un trimestru sau un an.
Un termen bine ales trebuie să fie:
– suficient de clar pentru a crea responsabilitate;
– realist în raport cu resursele disponibile;
– destul de apropiat pentru a menține atenția;
– flexibil atunci când apar schimbări importante.
Dacă termenul este prea scurt, echipa poate lucra în grabă și poate compromite calitatea. Dacă este prea îndepărtat, obiectivul poate fi amânat. Pentru obiectivele complexe, împarte perioada în etape intermediare.
De exemplu, în loc să urmărești doar finalizarea unei platforme în șase luni, poți stabili repere pentru fiecare lună: definirea cerințelor, realizarea primei versiuni, testarea și lansarea.
Descompune obiectivul în acțiuni concrete
Un obiectiv general devine mai ușor de urmărit atunci când este împărțit în pași mici. Pentru fiecare obiectiv, notează:
- Ce acțiuni sunt necesare?
- Cine se ocupă de fiecare acțiune?
- Ce resurse sunt necesare?
- Care este termenul pentru fiecare etapă?
- Cum vom verifica progresul?
De exemplu, obiectivul „să reducem timpul de răspuns către clienți la maximum 24 de ore” poate include:
– analizarea timpului actual de răspuns;
– stabilirea unei persoane responsabile pentru fiecare interval;
– pregătirea unor răspunsuri pentru întrebările frecvente;
– verificarea zilnică a solicitărilor rămase;
– realizarea unui raport săptămânal.
Astfel, echipa nu vede doar rezultatul final, ci și pașii necesari pentru a ajunge la el.
Stabilește responsabilități clare
Un obiectiv atribuit tuturor poate ajunge, în practică, să nu fie responsabilitatea nimănui. Desemnează o persoană care coordonează fiecare obiectiv și clarifică rolul celorlalți membri ai echipei.
Responsabilul nu trebuie să realizeze singur toate sarcinile. Rolul său poate fi să urmărească progresul, să semnaleze blocajele și să mențină comunicarea între persoanele implicate.
Asigură-te că fiecare membru al echipei știe:
– ce rezultat este așteptat;
– ce sarcini are;
– până când trebuie să le finalizeze;
– de ce resurse poate dispune;
– cui adresează întrebările sau problemele.
Creează un sistem simplu de monitorizare
Urmărirea obiectivelor nu trebuie să fie complicată. Poți folosi un tabel cu următoarele coloane:
– obiectiv;
– indicator;
– valoare inițială;
– țintă;
– termen;
– responsabil;
– stare;
– următorul pas.
Pentru stare, poți folosi etichete simple: „neînceput”, „în desfășurare”, „blocat” și „finalizat”. Important este ca întregul sistem să fie ușor de înțeles și actualizat.
Stabilește o frecvență de verificare. Unele obiective pot fi analizate săptămânal, iar altele lunar. Verificările prea rare pot întârzia corectarea problemelor, în timp ce întâlnirile prea dese pot consuma timp fără să aducă informații noi.
Revizuiește obiectivele în mod regulat
Un obiectiv nu trebuie păstrat neschimbat dacă situația afacerii se modifică. La fiecare verificare, întreabă-te:
– Suntem mai aproape de rezultatul dorit?
– Ritmul actual este suficient?
– Există obstacole?
– Mai sunt valabile resursele și termenul?
– Trebuie ajustate acțiunile?
Ajustarea unui obiectiv nu înseamnă neapărat eșec. Uneori, schimbarea pieței, a priorităților sau a resurselor justifică o nouă abordare. Important este ca modificările să fie explicate și comunicate echipei.
Încheiere
Obiectivele de business ușor de urmărit sunt clare, măsurabile și legate de un termen. Ele pornesc de la direcția generală a afacerii, sunt împărțite în acțiuni concrete și au responsabilități bine definite.
Începe cu câteva obiective importante, urmărește-le prin indicatori simpli și analizează progresul la intervale regulate. Un sistem practic, folosit constant, este mai valoros decât un plan complex care rămâne neactualizat.